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不少企业习惯把收到的电子票据打印后装订，原文件却散落在员工邮箱、聊天记录或个人电脑中。等到查账时，只能找到纸质截图，无法说明电子文件来源和流转过程。电子会计凭证归档，需要从“保存一张图片”转向“保存可核验的完整记录”。
一、打印件不能成为唯一留存资料
财政部、国家档案局财会〔2020〕6号通知明确，以电子会计凭证纸质打印件作为报销入账归档依据的，应同时保存打印该纸质件的电子会计凭证。因此，把文件打印出来并不意味着原始电子资料可以删除。银行电子回单等也属于需要关注的电子凭证范围，不能只管电子发票。
二、区分原始文件与截图
建议保存来源渠道提供的电子原文件及相关元数据，并建立与报销单、审批记录、记账凭证之间的对应关系。截屏、拍照或自行拼成的PDF不应被当然视为原始电子凭证的等价替代。适用的文件格式和验签、查验要求，应结合凭证类型及相关规范确定。
三、无纸化归档有前提条件
不是把文件放进共享文件夹就自动满足无纸化要求。电子凭证查验、传输与存储安全、篡改识别、核算系统接收与读取、重复入账防范、审签流程和档案管理等，都需要符合有关要求。尚不具备条件的企业，可先完善纸电对应管理，不宜自行以“全面电子化”为由销毁必要资料。
四、用一次抽查检验能否真正调阅
企业可选取一笔已完成报销的业务，尝试从会计凭证追到审批记录、原始电子文件，再追到业务合同或订单。如果任一环节只能依赖某位员工的私人账号，应及时补齐企业可控的存储与交接安排。定期备份并测试恢复，设置合理的查询权限，才能让档案在人员变化或设备故障时仍然可用。
本文为一般性财税信息参考，不构成针对具体企业的税务或法律意见。政策执行请以主管机关最新规定及企业实际情况为准。